M-Files je inovativni elektronski sustav za upravljanje dokumentima, koji rješava probleme upravljanja, traženja, i praćenja dokumenata.
Kako bi bile konkurentne u današnjem poslovnom okruženju, tvrtke moraju konstantno težiti eliminiranju gubitaka svojih elektronskih zapisa, dok u isto vrijeme moraju poboljšavati pristupačnost i upravljanje osjetljivih podataka. Proces stalnog kreiranja i revidiranja različitih tipova podataka zajedno sa različitim softverskim rješenjima može napaviti kaos među elektronskim dokumentima tvrtke. Preuzmite kontrolu nad vašim podacima korištenjem trenutno najboljeg elektronskog programa za upravljanje dokumentima.M-Files donosi mnoštvo inovativnih mogućnosti koje dozvoljavaju tijek dokumenata kroz upravljačke procese i predstavlja snažno i jednostavno rješenje za dokumente i podatke.

Zašto M-Files?

Windows integracija: M-Files program za upravljanje dokumentima je nenametljivo integriran sa Windows Explorer-om, te omogućava korisničko okruženje koje je poznato svima i jednostavno za učenje i korištenje. M-Files također podržava sve Windows aplikacije; to znači da bilo koja aplikacija, uključujući i Office aplikacije kao što je Word, Excel, CAD, računovodstveni,  bankovni i ostali programi mogu direktno pristupiti M-Files spremnicima uz pomoć uobičajenih komandi kao što su: Otvori, Spremi, Spremi kao, itd.. Jedna od glavnih prepreka za sve sustave za upravljanje dokumentima je taj što od korisnika traže da promijene način na koji rade, tjerajući ljude na mukotrpno učenje i stalne napore. Uz M-Files, s druge strane, korisnici samo nastavljaju da rade kao i dosad, korištenjem uobičajenih Windows komandi koje već poznaju i koriste svaki dan,  te zahtjevaju malo ili nimalo treninga.

Pouzdanost i performanse: M-Files je jedino rješenje za upravljanje dokumentima koje nudi „virtualni-lokalni“ disk koji osigurava lokaciju iz i u koji se spremaju i kojem pristupaju sve datoteke. M-Files virtualni-lokalni disk popunjava prazninu između centraliziranog spremanja dokumenata i lokalnih računarskih resursa, te omogućava korisniku da radi uz pomoć svih performansi i pouzdanosti koju im osigurava njihov lokalni računar i tvrdi disk, dok se jedinstveni mehanizam skladištenja transparentno sinhronizira sa centralnim spremnikom dokumenata. Za razliku od ostalih sustava koji koriste mapirane mrežne diskove za smještanje podataka, M-Files uvijek osigurava brze „lokalne“ performanse i pouzdanost, čak i kada su mreža ili server spori ili nedostupni zbog pada sustava, velikih opterećenja ili mrežnog prometa, ili kada ste na putu ili radite od kuće. Čim se veza ponovno uspostavi, M-Files se automatski sinhronizira sa serverom.

Fleksibilnost: Dodajte prilagodljive postavke dokumentima poznate i pod nazivom „metapodaci“ vašim datotekama i prilagodite sustav za upravljanje datotekama prema vlastitim zahtjevima. Datoteke možete pretraživati prema razredu, projektu ili prema bilo kojim drugim kriterijima koje odaberete.

Brza pretraga: Istraživanja pokazuju da uredski radnici provedu i do 16% vremena tražeći datoteke. M-Files program za upravljanje dokumentima sadrži snažnu sposobnost pretrage koja vam omogućava da u trenutku locirate datoteke utipkavanjem ključnih riječi umjesto da ih tražite među raštrkanim mrežnim mapama. Pretragu možete vršiti nad metapodacima, sadržajima datoteke, ili oboje.

Praćenje podataka: M-Files automatski sprema i prati sve prethodne verzije, ili povijest, vaših dokumenata, što je ključni uvjet za visoke i kvalitetne standarde praćenja. Pored toga što osigurava jednostavan i direktan pristup bilo kojoj ranijoj verziji dokumenta, M-Files bilježi i promjene načinjene nad korisničkim imenima, vremenskim zapisima, i komentarima.

10 RAZLOGA ZAŠTO KORISTITI M-FILES

1. Jednostavno za korištenje Windows okruženje
   Integracija sa Windows Explorerom – poznato okruženje za svakoga
   Spremnik dokumenata se pojavljuje kao zasebni disk
   Mogućnost drag and drop (povuci i ispusti) metode nad dokumentima, e-mail porukama i ostalih datoteka u M-Files, ili obrnuto.
2. Preuzimanje kontrole nad vašim dokumentima
   Operacije prijave i odjave eliminiraju probleme simultanih promjena.
   Automatski sprema stare verzije.
   Bilježi promjenu zapisa vezane za korisnička imena, vremenske zapise i komentare.
   Opcije automatskog imenovanja i numerisanja.
3. Brze pretrage i dinamički pogledi svakodnevno štede vrijeme
   M-Files Vam pomaže da trenutno pronađete prave dokumente utipkavanjem riječi u polje pretrage.
   Dinamički pregled dokumenata u bilo kojoj strukturi koju želite.
   Omogućite dostupnost istih dokumenata iz višestrukih mapa bez pravljenja kopija.
4. Neovisnost od lokacije
   Velike brzine preko udaljenih konekcija.
   Korisnici koji putuju mogu pregledavati, kreirati, uređivati, ili spremati dokumente u izvan mrežnom načinu rada, pomoću automatske sinhronizacije.
   Koristite M-Files Web Access kako bi učinili dokumente dostupnim za svakoga preko Web preglednika, uključujući Mac i Linux korisnike.
   Replikacija ubrzava upravljanje dokumentima u geografski odvojenim lokacijama.
5. Sigurnost
   Upravljanje s vidljivosti podataka: sakrijte osjetljive dokumente dok zadržavate pojedinačnu lokaciju za spremanje.
   Jednostavne opcije i prilagodljive permisije smanjuju rizik od ljudske pogreške.
   Kompatibilnost sa Active Directory-em.
   Elektronski sustav za upravljanje dokumentima automatski zakazuje izradu sigurnosne kopije za sve podatke.
6. Kolaboracija i tijek rada
   E-mail obavijesti novih i promjenjenih dokumenata.
   Jednostavni zadaci za ad hoc kolaboraciju.
   Jednostavne i napredne sposobnosti tijeka rada za formalne procese.
7. Prilagodljivi spremnik i metapodaci
   M-Files sustav za upravljanje elektronskim dokumentima omogućava najnaprednije trenutno dostupne sposobnosti strukture metapodataka, uključujući više-izborne liste i filtrirana polja.
   Relacije među dokumentima, korištenje kolekcija, i predložaka.
   Više od dokumenata: Upravljajte klijentima i projektnim podacima ili u osnovi svime - definiranjem vlastitih tipova objekta.
8. Jednostavna instalacija i implementacija
   Jednosmjerna instalacija, idealna za samostalno implementiranje sustava za upravljanje dokumentima.
   Drag and drop postojećih datoteka u M-Files.
   Ne zahtjeva dodatnu konfiguraciju od IT osoblja.
   Profesionalna pomoć pri implementaciji i servisi za savjetovanje dostupni za klijente širom svijeta.
9. Kompatibilnost s ostalim sustavima i prilagodljivost
   Definirajte aktivnu vezu sa externim bazama podataka kao što su CRM, ERP, računovodstvo i bankovni sustavi.
   Uvoz i spajanje datoteka preko postojećih mrežnih dijeljenih diskova.
   Unos papirnih dokumenata preko bilo kojeg skenera i multi-funkcionalnog uređaja.
   Uvezite e-mail poruke sa vašeg mail servera.
   Koristite M-Files API kako biste zadovoljili specijalne integracijske potrebe.
10. Integracija s aplikacijama i podrška za sve formate datoteka
    M-Files se neprimjetno integrira sa svim Windows aplikacijama uključujući Office aplikacije, CAD,  računovodstvene i druge programe, što omogućava korisnicima da pristupaju spremnicima podataka sa standardnim komandama kao što su Otvori, Spremi, Spremi kao, itd.
    M-Files također podržava sve formate datoteka, kao što su standardni Office dokumenti poput Word, Excel i drugih programa, PDF datoteka, CAD modela i crteža, slika, skeniranih ili papirnih dokumenata, i e-mail poruka i privitaka.